La gestion administrative d’une entreprise participe à assurer son bon fonctionnement. En effet, que ce soit pour répondre à une demande d’un partenaire, d’un client, d’une banque ou d’une administration, certains documents doivent être accessibles et disponibles à tout moment.
Plus particulièrement, leur absence peut ralentir certaines démarches indispensables à la croissance et à la pérennité de la structure, retarder une signature de contrat ou compliquer un contrôle administratif. Pour éviter cela, il convient de toujours avoir les documents les plus importants à jour et à portée de main. Mais, pour ce faire, encore faut-il savoir les identifier. Voici les principaux documents administratifs qu’une entreprise doit impérativement pouvoir fournir en toute circonstance.
L’extrait Kbis : la carte d’identité officielle de l’entreprise
L’extrait Kbis est, sans aucun doute, le document administratif le plus important pour toute entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés. En effet, ce dernier constitue la preuve légale de son existence juridique et contient des informations essentielles, notamment :
- la dénomination sociale ;
- l’adresse du siège ;
- le numéro SIREN ;
- l’activité exercée ;
- l’identité du dirigeant.
À savoir que ce document est systématiquement demandé lors de la création ou de la modification de certaines démarches. Cela est notamment le cas dans le cadre de demandes bancaires, d’appels d’offres, de partenariats commerciaux ou encore lors de la souscription à certains contrats.
Pour pouvoir réaliser de telles démarches, savoir où trouver son kbis rapidement et s’assurer qu’il est à jour se révèle être indispensable. En effet, la plupart des organismes exigent un extrait datant de moins de trois mois.
Une entreprise bien organisée conserve généralement une version récente, au format papier et numérique, afin de pouvoir transmettre un tel document dans les meilleurs délais. Ce réflexe permet de gagner du temps dans les échanges professionnels.
Les statuts de l’entreprise : le cadre juridique de référence
Autre document indispensable à toute entreprise : les statuts. En effet, ces derniers définissent les règles de fonctionnement de la structure. Ils mettent en avant sa forme juridique, la répartition du capital, les modalités de prise de décision ou encore les pouvoirs des différents dirigeants.
Ce document est demandé lors de nombreuses démarches administratives, telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, l’entrée d’un nouvel associé dans la structure ou la modification de l’activité.
De plus, avoir les statuts à disposition permet également de clarifier les droits et obligations de chacun en cas de désaccord ou de question juridique. Toute modification importante de l’entreprise donne lieu à une mise à jour des statuts.
Il est recommandé de garder la version initiale, ainsi que les versions modifiées, afin de disposer d’un historique complet et conforme aux obligations légales.
Les documents comptables et fiscaux
Le service comptable est, sans aucun doute, celui qui génère le plus de documents que toute entreprise doit conserver et être en capacité de pouvoir présenter à tout moment.
Plus précisément, il s’agit de factures émises et reçues, de relevés bancaires, de livres comptables, de déclarations fiscales ou encore de bilans annuels. Ces derniers sont indispensables pour justifier la situation financière de la structure. À savoir que ces documents sont aussi requis lors de contrôles fiscaux, de demandes de financement ou d’audits.
Au-delà de l’aspect légal, les documents comptables se révèlent être de précieux outils pour l’entreprise. Ils permettent d’analyser la rentabilité, d’anticiper les besoins de trésorerie et de prendre des décisions pour assurer la pérennité de la structure.
Les attestations et les assurances obligatoires
Certaines attestations doivent être disponibles en permanence pour justifier que l’entreprise respecte ses obligations légales. Cela concerne les attestations d’assurance professionnelle, de responsabilité civile ou encore les attestations sociales et fiscales prouvant que l’entreprise est à jour de ses cotisations.
Ces documents sont souvent demandés par des clients avant le démarrage d’une mission. Ne pas pouvoir les fournir rapidement peut entraîner un retard, voire une perte d’opportunité commerciale.
