Dans le cadre d’une création d’entreprise, de nombreuses démarches administratives doivent être réalisées afin de pouvoir exercer son activité en toute légalité. En effet, de nombreux documents sont obligatoires et essentiels au bon fonctionnement de cette dernière. Si certains d’entre eux recensent toutes les informations d’identité de l’entreprise et ne sont voués à ne subir aucune modification, d’autres doivent, au contraire, être mis à jour régulièrement. C’est pourquoi, afin de parfaire la création de son entreprise, il est indispensable de connaître en amont quels sont les documents obligatoires à détenir et dans quelles circonstances ceux-ci doivent être modifiés au cours de la vie de la structure.
L’extrait Kbis
Par définition, l’extrait Kbis est le document attestant de la création d’une entreprise. Ce dernier comporte de nombreuses informations telles que la forme juridique de l’entreprise (SA, EURL…), son numéro SIRET, l’adresse du siège social de la structure, sa date de création ou encore le montant du capital social. Plus particulièrement, il constitue la carte d’identité de votre entité. Toute personne ou autre entreprise souhaitant faire appel à vos services est en droit de vous demander votre extrait kbis afin de s’assurer de la fiabilité et de la légalité de votre entreprise.
Sa date de validité est illimitée, cependant, dans le cadre de certaines démarches (demande de crédit par exemple), un document de moins de trois mois sera demandé. Pour ce faire, vous pouvez effectuer une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou télécharger directement votre extrait sur le site d’Infogreffe.
À savoir par ailleurs que tout changement relatif à votre structure (déménagement, changement de dirigeant…) implique de devoir modifier son extrait Kbis. Pour cela, plusieurs étapes doivent être suivies. En effet, en fonction des changements à effectuer, une Assemblée générale doit être constituée. Une publication dans un journal d’annonces légales et une demande de modification auprès du greffe doivent notamment être réalisées afin d’obtenir, par la suite, un extrait Kbis à jour.
Les statuts juridiques
Parmi les documents obligatoires détenus par une entreprise, se trouvent les statuts juridiques. Ces derniers comportent de nouveau toutes les informations relatives à la société (adresse du siège social, forme juridique…), mais également la répartition des pouvoirs entre tous les associés et les dirigeants. Ces données sont d’autant plus importantes, spécialement en cas de prise de décision au sein de l’entreprise. À savoir qu’un changement concernant les statuts juridiques d’une entreprise entraîne une modification de l’extrait Kbis. C’est pourquoi, il convient de les rédiger avec soin dès la création de la société.
Les documents comptables
Outre le fait de disposer d’un suivi régulier par rapport à la trésorerie de l’entreprise, certains documents comptables sont obligatoires tels que le livre-journal. Ce dernier recense toutes les opérations financières réalisées par la société au quotidien. Le grand livre est aussi un document obligatoire pour les entreprises. Il reprend les données du livre-journal, mais les informations comptables sont classées en plusieurs catégories (comptes relatifs aux stocks, comptes d’immobilisation…). D’autres documents sont importants pour toute société, mais ne sont pour le moins pas obligatoires. Par exemple, le livre d’inventaire permet de répertorier tous les actifs et les passifs de la société.
